どうもぐっちです。
時間計測とかタスク管理とかの便利なツールを探すのが好きです。
今日はクラウド上で利用できる時間計測アプリ
「toggl」
についてご紹介します。
会社で仕事をしている人もフリーで働いている人も、
なんか最近ダラダラ仕事してるなぁって方は
ぜひ時間計測アプリを使ってみてください。
忙しい人はこちら。記事内容は以下です。
- 時間計測アプリでタスクの時間を測ろう
- 時間を計測することで集中力が高まる
- ポモドーロタイマーを使ってメリハリをつけよう
togglとは
まずはじめにtogglの紹介を簡単にしておきます。
togglとはクラウド上で使える時間計測ツールです。
（※クラウド上≒アプリをインストールする必要がない）
ブラウザを開いてポチッとボタンを押せば、
今やっている作業の時間を計測することができます。
毎日のタスクを時間計測することで、
自分はどの作業にどれくらい時間をかけているのかを
把握することができるので、便利です。
また、togglではタスクの種類をカテゴリで分けることができるので、
時間をかけすぎているカテゴリの分析などできます。
習うより慣れよう
というわけで説明は以上です。
簡単なツールなので、
まずは実際に使ってみてから
「こんなツールなのか」
って把握してもらえたらと思います。
登録の方法を解説します
それでは早速登録を行います。
すべて英語なのですが、適当にニュアンスで進めていきましょう。
（※有料プランもあるのでご注意。まあクレカ情報を入力することもないと思いますが…）
Google先生に「toggl」と言いましょう。
「toggle」の間違いじゃないですか？
って言われますが、無視して、
「Toggl – Free Time Tracking Software」
ってやつをクリックします。
面倒な人は以下のURLからどうぞ
https://toggl.com/
メイン画面
メイン画面はこんな感じです。
真ん中のキャラクターがなんとも可愛らしいですね。
初めて利用される場合は、
画面下の「SIGN UP」を押して登録を進めていきます。
「SIGH UP」画面
SIGN UPを押すとこんな画面がでてきます。
普通に登録してもいいのですが、諸々の入力が面倒なので、
「SIGN UP WITH GOOGLE」でGoogleアカウントでログインしましょう。
登録後のメイン画面
登録が完了するとこんな感じの画面が出てきます。
最初の画面では「Timer」のタブが開かれた状態になっていて、
直近で開始・終了したタスクの履歴が表示されます。
早速タスクを計測してみよう
それでは早速タスクを計測してみましょう。
画面上部の
「What are you working on ?」
の部分に計測したいタスク名を入力し、
右側の再生ボタンを押すとタスクの計測が開始されます。
僕の場合だと、
タスク名は「ブログ執筆」となっています。
カテゴリを設定する
タスク名入力部分の右側にあるフォルダっぽいアイコンをクリックすると、
カテゴリを入力することができます。（正しくはProjectですね、すみません。）
「＋Create a new project」をクリックすると作れます。
カテゴリ名に悩んでもいいですが、
使い慣れてきたら整理する、くらいの気軽さでいいと思います。
サラリーマンであれば、「クライアント名」とかにしておけばいいのかもしれないですね。
のちに説明するタグのところで「作業カテゴリ」を登録できるので、
・クライアント名：ABC商事
作業カテゴリ-請求書作成タグ
-営業資料作成タグ・クライアント名:DEFマート
作業カテゴリ-請求書作成タグ
-訪問資料まとめタグ
みたいな感じで使えます。まあ使い方はお任せします。
ちなみに「クライアント名」がない場合の作業に関しては、
「雑務」とか「勉強」とか「開発」とかでいいかと思います。
タグを設定する
先ほどの「project」の隣にある、値札っぽいアイコンをクリックすると
作業にタグをつけることができます。
色々と付与できるものがあるので迷うかもしれませんが、
とりあえず登録しておきましょう。
例えば、先ほどの例で言えば、
「請求書作成」とか「営業資料作成」とかでいいかと思います。
これをつけておくことによってどうなるかといいますと、
あとで作業時間を分析する際に、
- 「請求書作成」の業務にどれくらい時間がかかるのか
- 「訪問資料まとめ」は業務のどれくらいの割合を占めているのか
などを確認することができます。
なので、先ほどのprojectでは
「請求書作成」「営業資料作成」を含めてABC商事にどれくらいの時間を割いているのか
が確認でき、
タグでは
projectに関わらず「請求書作成」という作業にどれくらいの時間がかかるのか
が確認できます。
プロジェクト別、作業内容別に時間を分析することで、
どこに時間をかけすぎているのか把握し、効率化を推進していきましょう。
分析画面はこんな感じです
時間計測結果はこんな感じの画面で表示されます。
とは言ってもまだ蓄積していないので、なんとも言えませんね。すみません。
貯めればためるほど自分が何に時間をかけているか把握できますよ。
アドオンをいれよう
togglをさらに有効利用するために
Chromeの拡張機能を入れましょう。
こちらから追加できます。
Chrome – webストア
追加するとブラウザの右上にtogglのタイマーボタンが出現します。
押すとこんな感じです
わざわざtogglのブラウザに戻らなくても、
現在の時間経過を確認できたり、タスクの計測を開始できるので便利ですね。
最強のタスク処理術「ポモドーロテクニック」を有効にしよう
ポモドーロテクニックをご存知でしょうか？
様々な方法があるのですが、基本的には
25分作業 → 5分休憩 → 25分作業 → 5分休憩 ・・・・
を繰り返すタスク処理術です。
25分で強制的に切り上げて休憩しなければならないので、
集中力がガッと引き上げられる方法です。
実はtogglにはこのポモドーロタイマーが付いています。
設定してきましょう。
先ほど拡張機能で追加したアイコンをクリックすると右上に歯車があるのでそれをクリックします。
歯車をクリックすると設定画面に飛びますので、
左から２番目のタブ「Pomodoro Timer」をクリックします。
そしてEnable Pomodoro Timerの右側にチェックを入れると設定完了です。
タスク開始時にブラウザ右上のアイコンをクリックして、
時間計測を始めると自動的に25分測ってくれます。
「Stop time tracking when pomodoro time ends」にチェックを入れていると、
25分経ったときに自動的にタイマーがオフになるので、5分ほど休憩をとりましょう。
そして再開時にまたタスク名を記入してタイマーをオンにします。
また、「Enable sound notification at the end of an interval」にチェックを入れていると、
25分経ったときにタイマーの終了を音で通知してくれます。
音が出ても問題ない環境にいるのなら、オンにしてた方が気付きやすいです。
ブラウザの通知がくる
一応タイマーが終了した際には、
ブラウザの通知がくるはずなので、
それを見逃さなければタイマーの見逃しはないと思います。
時間計測をして集中力を高めよう
時間計測アプリは正直言ってデキてる人間には不要のツールです。
時間計測の開始終了がそもそも手間ですからね。
ですが一方で、
- 人よりもっと早く作業がしたい。
- なぜ残業ばかりなのか原因が知りたい。
と言った場合には時間計測は有効です。
ただ漠然と早くするぞ！と行動を取るのではなく、
どこに課題があって何を改善すれば早くなるのか、
分析をして適切な改善を行うことで
効率的に作業時間を改善することができます。
なので、より作業時間を早くしたい！という向上心のある人はぜひ試してみてください。
また、最後に紹介したポモドーロテクニックについてですが、
最初は継続して行うことが面倒だと思いますが、日々の作業に取り入れていくことで
だらだらと作業する時間を減らすことができますのでぜひチャレンジしてみてください。
